Kearsipan Sistem Abjad (alphabetic filing system)

Peraturan Mengindeks

Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan.

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang, dibedakan atas:
  1. Peraturan mengindeks nama orang Indonesia

    a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
    Contoh:
     
    a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
    Contoh:
     
    a.3. Nama keluarga, suku dan marga.
    Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
    Contoh:
     
    a.4. Nama yang memakai singkatan di depan atau di belakang
    Contoh:
     
    a.5.

    Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
    Contoh:

     
    a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan  kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
    Contoh:
     
    a.7.

    Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
    Contoh:

     
    a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama keluarganya.
     
    a.9.

    Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
    Contoh:

     
    a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
    Contoh:
     


  2. Peraturan mengindeks nama orang asing, yang dibedakan atas :

    b.1.

    Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli.
    Contoh:

     
    b.2.

    Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
    Contoh:

     
    b.3.

    Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del, Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
    Contoh:

     
    b.4.

    Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di depan nama
    Contoh: