u kaan

Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat


TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

  1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
  2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
  3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
  4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
  5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
  6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
  7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
  8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
  9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
  10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat  yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

  1. Pembukaan
  2. Pembacaan susunan acara rapat
  3. Pembahasan materi rapat
  4. Lain-lain
  5. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.

PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.

3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.